firmia verbindet dein E-Mail-Postfach mit deinem ERP. Was dazwischen passiert, ist keine Blackbox, sondern ein definierter, messbarer und prüfbarer Prozess, vollständig protokolliert. Dein Team greift genau dort ein, wo du es festlegst.
Begleite eine echte Rechnung vom Eingang im Postfach bis zur Abstimmung. Rechts siehst du, was dir firmia an jeder Station zeigen würde.
In deiner Übersicht wählst du aus, welche Postfächer automatisiert werden: das Rechnungspostfach, das der Verwaltung oder das jeder Gesellschaft. firmia überwacht sie im Hintergrund (Outlook, Gmail, Teams oder jedes IMAP-Postfach) und erfasst jede E-Mail mit ihren Anhängen, in jedem Format.
Ein echtes Postfach ist voll mit allem Möglichen, nur nicht nur mit Rechnungen. firmia klassifiziert jedes Dokument, bevor es angefasst wird: Rechnungen und Rechnungskorrekturen gehen in den Prozess, Lieferscheine, Angebote, Zahlungserinnerungen und Werbung werden aussortiert. Und bevor irgendetwas geöffnet wird, prüft es jeden Anhang auf Makros, Skripte und verdächtige Links.
Das ist kein einfaches OCR: Die Engine versteht den Kontext, unterscheidet USt.-Sätze, erkennt Positionen und gleicht die Daten mit deinem Lieferantenstamm ab. Jedes Feld hat seinen eigenen Konfidenzwert, ein unsicherer Wert beeinträchtigt die übrigen also nicht.
Bevor firmia die Buchung vorschlägt, gleicht es die Daten mit deinem Lieferantenstamm, deinen Konten und deinen Regeln ab und prüft, ob das Dokument aufgeht. Du legst fest, was automatisch gebucht wird und was auf deine Freigabe wartet: nach Betrag, Lieferant, Konto oder Konfidenz. Was nicht stimmt, wird mit Angabe des Grundes angehalten.
Die freigegebene Rechnung gelangt über die offizielle API in Business Central oder A3, auf Wunsch als Entwurf, mit Rückgängig und vollständig protokolliert. Wenn du kein ERP hast, bleibt die Buchung in deiner Übersicht mit Tabellen, bereit zum Download als Excel oder CSV und zur Übergabe an deine Steuerkanzlei.
| Konto | Buchungstext | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| 600.00001 | Materialeinkauf | 9.000,00 | |
| 472.00021 | Vorsteuer 21 % | 1.890,00 | |
| 400.00821 | Suministros Ejemplo | 10.890,00 | |
| Ausgeglichen | 10.890,00 | 10.890,00 | |
Das Originaldokument wird archiviert und mit seiner Buchung verknüpft, samt Feldern, Konfidenz, Prüfungen, wer freigegeben hat und wann. Wenn die Zahlung eingeht, gleicht firmia sie mit der Kontobewegung ab und schlägt die Abstimmung vor. Durchsuchbar und exportierbar für deine Wirtschaftsprüfung, mit der Aufbewahrungsdauer, die deine Richtlinie verlangt.
✓ Automatisch abgestimmt · Konto 400.00821 ausgeglichen
Alles wird in deiner firmia-Übersicht eingerichtet, ohne Code und ohne die Arbeitsweise deines Teams zu ändern.
Du wählst aus, welche E-Mail-Postfächer automatisiert werden: das Rechnungspostfach, das der Verwaltung oder die jeder Gesellschaft oder jedes Mandanten.
Du wählst das ERP, in dem die Buchungen erfasst werden, und firmia legt sie über die offizielle API an, mit deinen Konten und deinen Regeln.
Wenn du kein ERP hast, stellt dir firmia die Ergebnisse in einer Übersicht mit Tabellen und Diagrammen bereit. Dort prüfst, filterst und lädst du sie herunter.
Die Rechnungen kommen nach Monat gruppiert in deinem Eingang an: zu prüfen, übertragen oder zurückgestellt. Rechts siehst du immer die Originalrechnung, um jeden Wert abzugleichen.
Wenn alles stimmt, ist die Rechnung bereit zum Übertragen. Wenn nicht, sagt dir firmia, was fehlt: ein neuer Lieferant, der im ERP angelegt werden muss, eine fehlende Fälligkeit oder ein Wert, der mit geringer Konfidenz ausgelesen wurde.
Du überträgst die Rechnung als Entwurf ins ERP oder stellst sie für später zurück. Die letzte Übertragung kannst du rückgängig machen, und alles bleibt im Verlauf.
Manuelle Erfassung ist nicht nur ein Kostenfaktor: Sie ist Kapazität, die dein Team nicht für wertschöpfende Arbeit einsetzt.
Den Unterschied zwischen einem ernsthaften Werkzeug und einem Experiment machen die Ausnahmen. Genau das tut firmia in jedem Fall, und in keinem davon bucht es eigenmächtig.
firmia bereitet den Stammsatz mit den aus dem Dokument ausgelesenen Daten vor und legt ihn dir zur Freigabe vor. Die Rechnung wartet, es wird kein Lieferant erfunden.
Stimmen Nummer, Lieferant und Betrag mit einer Rechnung der letzten 12 Monate überein, wird sie gesperrt, und die Übersicht zeigt beide Dokumente nebeneinander, damit du entscheidest.
Ergeben Netto + Steuer nicht den Bruttobetrag oder passt der USt.-Satz nicht zur Historie des Lieferanten, wird die Rechnung angehalten und die fehlgeschlagene Prüfung rot markiert.
Liegt ein Feld unter dem Schwellenwert, den du festlegst, geht die Rechnung in die Prüfung, mit diesem Feld auf dem Originaldokument markiert. Du korrigierst nur das Zweifelhafte, nicht alles.
Jede Ausnahme wird mit Grund und Lösung protokolliert. Mit der Zeit zeigt dir dieser Verlauf, welche Regeln du verschärfen solltest und welchen Lieferanten du mehr Autonomie geben kannst.
Zuerst zwei bis drei Wochen Parallelbetrieb mit deinen echten Rechnungen. Danach die Autonomie, die du bestimmst. Ohne Mindestlaufzeit.
